نکاتی طلایی در مدیریت زمان

آیا زمانتان را به خوبی مدیریت می کنید؟ اگر شما هم مثل اکثر مردم باشید،‌احتمالا پاسختان مثبت نخواهد بود.

شاید احساس خستگی می کنید و اغلب مجبورید تا دیر وقت کار کنید و درس بخوانید تا پرو‍ژه هایتان را تحویل دهید. شاید هم در ذهن‌تان در حال حرکت از بحرانی به بحران دیگر هستید و این موضوع برایتان استرس زیادی را به دنبال دارد. بسیاری از ما می دانیم که می توانستیم زمان را به شیوه بهتری مدیریت کنیم اما تشخیص اشتباهاتمان در این مسیر و بهبود عملکرد کاردشواری است.

هرگاه بتوانیم زمان خود را به خوبی مدیریت کنیم،‌به طور قطع در تحصیل و کار موفق هستیم و استرس کمتری را تجربه می کنیم. ما می توانیم زمان خود را به کارهایی اختصاص دهیم که در پیشرفت و موفقیت تحصیلی ما تغییر عمده ای ایجاد می کنند. در این مقاله به معرفی و بررسی اشتباهات رایج در مدیریت زمان و ارائه راهکارهایی جهت فائق آمدن به آنها اشاره می کنیم:  

۱ – ناکارآمدی در تهیه لیست کارها
آیا تا به حال این احساس دردناک را داشته اید که فراموش کرده اید بخش مهمی از یک کار را انجام دهید. اگر بله ،‌احتمالا از لیست انجام کارها استفاده نکرده اید (یا اگر استفاده کرده اید ممکن است به خوبی آن را به کار نگرفته اید).

برای تهیه لیست انجام کاره باید سه مرحله را انجام دهید :
_ نوشتن فهرستی از تمام کارهایی که دارید. می توانید برای مرتب و واضح تر شدن لیست ها،برای حوزه های مختلف مثلا شخصی، تحصیلی، کاری و خانوادگی لیست های جدا تهیه کنید.

_ بهتر است برای کارهای بزرگ مثل پرو‍ژه ها هر کار را به بخش های کوچک تر تقسیم کنید. هرچه کارها را به بخش های کوچک تر تقسیم کنید برداشتن گام ها برایتان آسان تر خواهد شد.

_ اولویت بندی: در لیست خود مشخص کنید کدام کار اهمیت بیشتر یا کمتری دارد . می توانید با شماره های ۱، ۲، ۳، ۴ ترتیب اهمیت و ضرورت کارها را نشان دهید.

۲ – نداشتن هدف گزاری شخصی
آیا می دانید که دوست دارید تا ۶ ماه آینده کجا باشید؟ ۱ سال دیگر چطور؟ یا حتی ۱۰ سال دیگر؟
اگر برای این سوالات پاسخی ندارید،‌الان زمان آن است که اهداف شخصی تان را مشخص کنید. هدف گزاری شخص برای مدیریت صحیح زمان امری ضروری به حساب می آید. زیرا هدف ها به شما یک جهت گیری و چشم انداز به سمت انجام کارها می دهد. وقتی که می دانید می خواهید به چه سمتی حرکت کنید،‌ بهتر می توانید اولویت ها،‌زمان و منابع لازم برای رسیدن به آن هدف را مدیریت کنید. هم چنین هدف ها به شما کمک می کنند که تصمیم بگیرید چه چیز ارزش صرف زمان را دارد. لازم است که برای تدوین هدف هایتان نکات زیر را رعایت کنید.
یک هدف خوب باید :

۱٫ دقیق و صریح باشد
ما باید اهدافی را معین کنیم که دقیق و صریح باشند. اهداف باید آنقدر دقیق و صریح باشند که دقیقاً مشخص شود باید در چه جهتی حرکت کنیم. صراحت هدف هم به اندازه جهت اهمیت دارد.

۲ . قابل اندازه گیری باشد
هدف را باید بشود اندازه گرفت. برای ارزیابی پیشرفت نیاز به اعدادی داریم که با هم مقایسه کنیم. اگر می خواهید پولدار بشوید کافی نیست که هدف تان این باشد که پول در بیاورید. مقدار پولی را که می خواهید به دست بیاورید در چارچوب زمانی مشخص اعلام کنید. کمیت هدف را باید بتوانید اندازه بگیرید تا بتوانید اگر لازم شد در طول مسیر اعمال خود را تنظیم کنید.

۳٫ قابل دستیابی باشد
هدفی که دسترسی به آن ممکن نباشد شخص را به اندازه کافی برنمی انگیزاند. خیلی ها فکر می کنند هرچه هدف بزرگتر باشد بیشتر برای رسیدن به آن تلاش می کنند اما همان طور که از قدیم گفته اند سنگ بزرگ علامت نزدن است. مغز خیلی زود هدف خیلی بزرگ را کنار می گذارد چون خود شما هم باور ندارید که بتوانید آن را عملی سازید.

۴ . واقعی باشد
باید در هدف گذاری با خودمان صادق باشیم. افزایش ۵۰ درصدی معدل پایان ترم، وقتی که بیشتر وقت تان را پای تلویزیون صرف دیدن فوتبال یا سریال می کنید از واقع گرایی به دور است. اگر هدف تان واقعی نباشد مغز باز هم آن را ندید می گیرد. هدفی انتخاب کنید که برای خودتان معقول باشد.

۵ . محدوده زمانی تعیین کنید
زمان تنها منبعی است که کاملاً یکسان در اختیار همه قرار گرفته است. این منبع ارزشمند موفقیت یا شکست شما را رقم می زند. برنامه ای که چارچوب زمانی برای آن تعریف نشده محقق نمی شود چون انسان تمایل ذاتی برای به تعویق انداختن کارها دارد. اگر زمان را محدود کنید به خودتان پیام می دهید که باید به انجام کارهایتان متعهد باشید.

۳ – نداشتن اولویت بندی
تا چند روز دیگر امتحان میان ترم دارید و در حال حاضر زمان خود را صرف پیدا کردن اطلاعات درباره پروژه ی پایان ترم می کنید. درست است که پروژه ی شما مربوط به یکی از واحدهای درسی مهمتان است اما منطق اولویت بندی حکم می کند که شما در حال حاضر به امتحانی بپردازید که یک امر فوری محسوب می شود. بهتر است در لیست انجام کارها در جلوی هرکار بنویسید که این کار چقدر مهم و فوری است.

_ کارهای مهم و فوری
کارهایی که در اولویت اول قرار می‌گیرند معمولا انجام می‌شوند، زیرا هم اهمیت زیادی دارند و هم باید در بازده زمانی معینی به اتمام برسند. کسانی که زیاد تعلل می‌کنند، ممکن است برای به تعویق انداختن این نوع کارها بهانه‌تراشی کنند.

_ کارهای غیرمهم و فوری
کارها از نظر فوریت روی یک طیف قرار دارند که در یک سوی آن کارهای غیرفوری، (در واقع همان کارهای عادی که انجام آنها فوریت ندارد) و در سوی دیگر کارهایی قرار دارند که از فوریت بالایی برخوردارند مانند سررسیدهای کاری، موعدهای مقرر، کارهایی که از طرف مافوق ارجاع شده‌اند.
اولویت‌های نوع دوم کارهایی هستند که باید ظرف مدت کوتاهی آنها را انجام دهیم. باید به یاد داشته باشیم که این کارها اغلب ارزش خاصی ایجاد نمی‌کنند، پس نباید وقت زیادی صرف آنها کرد.

_ کارهای مهم و غیرفوری
شاید بتوان گفت مدیران موفق کسانی هستند که کارهای مهم و غیرفوری را به درستی تشخیص می‌دهند. شناخت این دسته از کارها به مدیران کمک می‌کند زمان بیشتری برای خود خلق کنند منظور از ذخیره زمان با حذف کارهای غیرمهم و غیرفوری این نیست که صرفا حیطه تفریح یا آسایش خود را گسترش دهیم، بلکه هدف این است که به خاطر انجام کارهای عادی و روزمره از انجام کارهای مهم و حیاتی غفلت نورزیم.

_ کارهای غیر مهم و غیر فوری
شاید بتوان گفت کارهای این دسته را می توانید به تاخیر بیندازید یا آنها را حذف کنید . زیرا انجام ندادن آنها لطمه ای به عملکرد شما نمی زند.

۴ – شکست در مدیریت حواس پرتی ها 
آیا می دانید که بسیاری از ما ‌، ۲ ساعت از هر روزمان را به دلیل حواسپرتی ها از دست می دهیم؟ فکر کنید که چه کارهایی را می توانیم انجام دهیم اگر این زمان را به کار بگیریم.
خواه این زمان ناشی از پرداختن به ایمیل ها ،‌چت کردن یا تماس های تلفنی غیرضروری باشد،‌در هر صورت حواس پرتی ها مانع از این می شوند که ما به صورت رضایت بخش و با ۱۰۰ درصد توانایی و انرژی مان کارها را انجام دهیم. اگر می خواهید بر روز خود کنترل داشته باشید و کارتان را به نحو احسن انجام دهید، بسیار ضروری است که بدانید چگونه حواس پرتی ها و کارهای غیرضروری را به حداقل برسانید. برای مثال زمانی که نیاز به تمرکز دارید تلفن همراه خود را در حالت بی صدا قرار دهید و به دوستان یا کسانی که باعث حواس پرتی شما می شوند با احترام نشان دهید که آنها مززاحم کار و درس خواندن شما هستند.

۵ – به تعویق انداختن کارها 
به تعویق انداختن زمانی اتفاق می افتد که شما کارهایی را متوقف می کنید که بیش از دیگر کارها نیازمند رسیدگی هستند. زمانی که کاری را به امروز و فردا موکول می کنید ،‌در درون خود احساس گناه می کنید از اینکه چرا کار را شروع نمی کنید. مدام برای اینکه حواستان را از آن کار منحرف کنید،‌زمان خود را صرف کارهای کمتر ضروری می کنید. بنابراین معمولا کارهای نیمه تمام زیادی دارید یا به دلیل کمبود وقت در زمان پایانی،‌کارها را به صورت رضایت بخش انجام نمی دهید.
یکی از روش ها برای مبارزه با به تعویق انداختن این است که به خودتان بگویید ” فقط ۱۰ دقیقه روی این پروژه کار کن”. یا اینکه به خودتان یادآوری کنید که لازم نیست به یکباره تمام کار را از ابتدا تا انتها انجام دهید. بلکه در لیست انجام کارها قدم های کوچک ابتدایی هر کار را بنویسید و برای آن اقدام کنید. مثل اگر کار شما ” تعیین موضوع پروژه “است می توانید بنویسید:
-تماس با یکی از دوستان و مشورت با او
-رفتن به کتابخانه و مطالعه یک پایان نامه

۶ – نداشتن قدرت “نه” گفتن
آیا شما هم فردی هستید که “نه” گفتن به دیگران برایتان سخت است؟ اگر بله احتمالا برای کارهای زیادی متعهد شده اید. این مسئله باعث عملکرد ضعیف،‌استرس و کمبود وقت می شود.

۷ – تلاش در زمان خستگی
برخی از افراد یک تمایل ناخودآگاه به پرمشغله بودن دارند. زیرا به نظرشان اینگونه فعال تر هستند . اما متاسفانه ” شلوغ و پرکار بودن ” به ندرت به معنای فعال و موثر بودن شماست.

۸ – انجام چند کار همزمان باهم
مریم برای اینکه بهتر از زمانش استفاده کند، ایمیل هایش را پاسخ می دهد در حالیکه با همکلاسی اش در مورد یک مسئله تلفنی صحبت می کند. در حالیکه مریم فکر می کند که این کار یک استفاده خوب از زمان است، حقیقت این است زمانی که چند کار را باهم انجام می دهید در مقایسه با زمانی که هر یک از کارهای لیست را به صورت جداگانه به پایان می رسانید، ۲۰ تا ۳۰ دقیقه بیشتر است. نتیجه کار مریم این استا که هر دو کار را ضعیف انجام می دهد.

۹ – نداشتن استراحت 
شاید بتوانید ۸ تا ۱۰ ساعت درس بخوانید یا کار کنید اما برای هیچ کس ممکن نیست که در این زمان متمرکز بماند. استراحت های کوتاه در بین ساعات مطالعه یه مغز شما کمک می کند با توانایی و خلاقیت بیشتری فعالیت کند. قدم زدن تا کنار پنجره و چند نفس عمیق، نوشیدن یک لیوان چای یا قهوه یا حتی انجام یک مدیتیشن کوتاه می تواند انرژی خوبی به شما بدهد.

۱۰ – برنامه ریزی نا متناسب با سیستم بیولوژیک
آیا شما یک فرد صبحی هستید؟ یا احساس می کنید انرژی تان بعدازظهر در اوج است؟ همه ما ریتم های متفاوتی داریم. پس بهتر است با آگاهی از زمان اوج خود بهتر برای انجام کارهای مهم برنامه ریزی کنیم.